Die QR-Rechnung einfach erklärt

Was ist ein QR-Code und welche Vorteile bietet er im Rechnungswesen?

QR-Codes wurden bereits seit Anfang der 1990er Jahre eingesetzt, allerdings zunächst vorwiegend in der Industrie. Von dort aus haben sie sich aufgrund ihrer enormen Vorteile schnell weiterverbreitet: Im Gegensatz zum Barcode, der nur Zahlen verschlüsseln kann, sind QR-Codes in der Lage, Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen zu darzustellen. Beispielsweise in der Logistik, wo die korrekte, schnelle und zuverlässige Übermittlung von Informationen essentiell wichtig ist, haben sich QR-Codes heute weltweit durchgesetzt: Sekundenschnell werden mit Scannern die Adressdaten ausgelesen und Sendungsnummern aus- und eingebucht.

Auch in Supermärkten und im Einzelhandel setzen sich QR-Codes mehr und mehr durch, da sie sie auch komplexere Informationen verarbeiten und fehlerfrei über den Scanner weitergeben können. Im Rechnungswesen werden sie hingegen bislang kaum verwendet, was angesichts ihrer offensichtlichen Vorteile eigentlich verwunderlich ist: Die enorme Effizienzsteigerung bei der Bearbeitung von Zahlungsvorgängen unter der fast völligen Vermeidung von Fehlern ist eigentlich offensichtlich. Auch für kleinere und mittlere Unternehmen, bei denen es im Alltag auf jeden Arbeitsschritt ankommt, wird sich der Schritt ins digitale Rechnungswesen mit QR-Codes daher definitiv lohnen.

Das müssen Sie für die Einführung der QR-Rechnung wissen

Auch Unternehmen, die ihre Buchhaltung nach wie vor vorwiegend händisch abwickeln, sind von der Einführung der QR-Rechnung betroffen sein - denn QR-Rechnungen müssen auch in der Buchhaltung von kleinen und mittleren Unternehmen richtig gehandhabt werden. Wer bereits Buchhaltungssysteme verwendet, muss Anpassungen bei den Lesegeräten und den Scanplattformen vornehmen und sich diesbezüglich mit den Hard- und Softwareherstellern in Verbindung setzen. Denn sobald eine QR-Rechnung bei Ihnen eingeht, müssen Sie fähig sein, diese zu bearbeiten und zu bezahlen.

So gelingt der Umstieg auf die QR-Rechnung

Schon heute werden in vielen Unternehmen Rechnungen mit OCR-Software automatisch erfasst und bezahlt - allerdings lässt sich hier bei der Erfassung der Lieferanten nur eine Erkennungsrate von 90 Prozent und bei den Belegkopfdaten von 85 Prozent erzielen. Mit der Einführung der QR-Rechnung wird diese Erfassungsrate auf 100 Prozent steigen - vorausgesetzt, Hardware und Software sind auf dem neuesten Stand.

Stellen Sie Ihre Buchhaltung rechtzeitig für den Stichtag im Juni um

Die erforderlichen Umstellung in Ihrem Unternehmen sollten Sie rechtzeitig mit unternehmensinternen und externen Experten angehen: Ihre IT-Abteilung muss unter Umständen neue Hardware anschaffen, auch wird wahrscheinlich neue Software benötigt und/oder es müssen Updates gemacht werden. Mit einem rechtzeitig erstellen Plan geht im Juni bei der Umstellung auf die QR-Rechnung nichts mehr schief - und gerade im Rechnungswesen und in der Buchhaltung macht sich eine gute Planung direkt bezahlt.

Wo liegen die Unterschiede der QR-Rechnung zur herkömmlichen Rechnung?

Der wichtigste Unterschied der QR-Rechnung gegenüber der althergebrachten Rechnung besteht selbstverständlich im QR-Code: Hier sind alle notwendigen Informationen zum Zahlen der Rechnung in einem hochsicheren und hochverfügbaren, standardisierten System untergebracht. Die bereits digitalisieren Daten müssen nicht von Hand eingegeben und geprüft werden, die Zahlungsabwicklung und Zahlungsüberwachung wird um ein Vielfaches einfacher.

Weitere Vorteile der QR-Rechnung

Ein wesentlicher Vorteil der QR-Rechnung ist auch die Steigerung der Datenqualität: Die Informationen werden präzise und in standardisierter Form geliefert, die Zahlungsreferenzen sind durchgehend vom Auftraggeber bis zum Empfänger automatisiert und nachvollziehbar durch die Codierung im QR-Code. Rechnungen können gleichzeitig in CHF und Euro ausgestellt werden, es existiert nur ein QR-Code für alle Zahlungsarten und Referenzen. Für Rechnungssteller wird der Abgleich von Zahlungen deutlich vereinfacht, der geringere manuelle Aufwand spart Zeit und Geld. Zusätzlich können alle Zahlungsinformationen elektronisch übermittelt werden; digitale Zahlungen und Zahlungen am Postschalter werden unterstützt. Mehr zum Ablauf und den technischen Details gibt es in den FAQ von SIX.

Steigen Sie frühzeitig auf die QR-Rechnung um - der Juni kommt schneller, als Sie denken!

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Zahlungsverkehr der Zukunft: Die QR-Rechnung macht das Rechnungswesen leichter

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Bestehende pebe Kunden dürfen sich gerne hier über den Umstieg informieren.